Les lois sur les relations professionnelles ont subi une modification importante., passant d'une approche réactive, dans laquelle les employeurs réagissent aux problèmes et aux incidents, à une approche proactive, obligeant les administrateurs à prévenir les violations en premier lieu.
Cette obligation d'agir de manière proactive inclut la prévention des sous-paiements involontaires aux travailleurs. Si des mécanismes adéquats et des protocoles d'atténuation des risques ne sont pas en place, les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables, et les entreprises s'exposent à des amendes considérablement plus élevées, pouvant aller jusqu'à 4 696 000 dollars ou trois fois le montant du sous-paiement.
Grâce à ces réformes, il est clair que la responsabilité de superviser et de garantir la conformité des salaires relève parfaitement de la compétence du conseil d'administration. Les cinq questions ci-dessous constituent une première mesure à prendre par les membres du conseil d'administration pour évaluer le risque de conformité de leur entreprise.
1. Qui est responsable en dernier ressort de la conformité en matière de paie ?
Déterminer la responsabilité ultime en matière de conformité de la paie est un défi courant pour de nombreuses entreprises, ce qui entraîne souvent un manque de clarté car les responsabilités sont réparties entre les équipes chargées de la paie, de la planification des effectifs, des affaires juridiques et technologiques.
En réalité, la responsabilité de garantir la conformité des salaires incombe fermement au conseil d'administration, en particulier dans le cadre de sa fonction de gestion des risques ou d'audit. Les administrateurs pouvant être tenus personnellement responsables de tout problème de conformité des salaires, il est essentiel que le conseil d'administration supervise activement et reste informé de l'état de conformité de l'organisation. Bien que le conseil d'administration doive déléguer la gestion quotidienne de la conformité des salaires, il ne doit pas se désengager complètement. Des mises à jour et des rapports de haut niveau devraient être fournis régulièrement pour assurer une supervision continue (comme pour les problèmes liés au WHS).
La responsabilité opérationnelle déléguée en matière de conformité et de processus de paie dépend de la taille et de la structure de l'entreprise. En règle générale, nous constatons que la responsabilité incombe aux personnes suivantes :
- Directeur général dans les petites organisations comptant moins de 750 employés ;
- Directeur financier si les fonctions de gestion de la paie et de conformité des ressources humaines leur sont rattachées ; ou
- Directeur des ressources humaines si les fonctions de conformité des ressources humaines relèvent de leur compétence.
Cette délimitation claire des responsabilités et un point de responsabilité défini facilitent une meilleure gestion de la conformité et réduisent le risque de non-conformité.
2. Dans quelle mesure le conseil d'administration et l'équipe de direction sont-ils convaincus que la conformité des salaires au sein de l'organisation est correcte à 100 % ?
Les directeurs et les équipes de direction doivent être sûrs à 100 % qu'ils ont mis en place les bons processus et procédures pour atténuer considérablement les risques de conformité en matière de paie. À l'instar des questions relatives à la WHS, les conseils d'administration devraient avoir un appétit ou une tolérance zéro pour le risque en ce qui concerne les problèmes de conformité des salaires.
Malgré tous les efforts déployés par les employeurs, nous constatons régulièrement des sous-paiements sur les salaires, qui se situent généralement entre 1 % et 3 % du coût total de la main-d'œuvre. Ce pourcentage apparemment faible peut se traduire par des implications financières importantes. Par exemple, une organisation dont les coûts salariaux s'élèvent à 10 millions de dollars pourrait être confrontée à un sous-paiement moyen de 200 000 dollars par an, pour un montant cumulé de 1,2 million de dollars sur une période de six ans.
Cela nous rappelle brutalement qu'il ne suffit pas d'atteindre une précision de 99 %. Le 1 % d'inexactitudes restant correspond à l'origine des problèmes. Ces 1 % d'inexactitudes peuvent entraîner des sous-paiements qui portent atteinte à la réputation de l'entreprise, entraîner une action en justice de la part du Fair Work Ombudsman et entraîner des indemnités compensatoires substantielles pour les travailleurs. Cela souligne l'importance cruciale de rechercher une précision absolue en matière de conformité des salaires afin de préserver la réputation et la stabilité financière de l'organisation.
3. Quels systèmes et processus l'entreprise a-t-elle mis en place pour garantir que les paiements effectués aux employés sont conformes à la loi ?
Lorsqu'ils interrogent les systèmes et les processus mis en place par l'équipe de direction pour faciliter les paiements conformes à la loi aux employés, les administrateurs doivent prêter attention aux principaux indicateurs de risque.
Les réponses qui indiquent un niveau de risque élevé dans les processus actuels sont les suivantes :
- le recours au seul système de paie pour assurer la conformité ;
- les processus manuels, sujets à l'erreur humaine ;
- les équipes de paie travaillant de manière isolée avec un minimum de contribution de la part des équipes juridiques ou de planification des effectifs ; et
- l'utilisation de tests par échantillonnage pour effectuer les examens de conformité.
Les réponses qui indiquent un faible niveau de risque dans les processus actuels sont les suivantes :
- des processus, des rôles et des responsabilités clairement documentés et définis dans le cadre des examens de conformité de la paie ;
- des processus qui ont été développés sur la base de conseils juridiques ;
- l'intégration de l'automatisation et de la technologie dans le processus d'évaluation ;
- fournir des rapports complets fournissant au conseil d'administration un aperçu de l'état actuel de conformité ; et
- des examens réguliers et une correction rapide des problèmes de paie.
4. Quels rapports et informations peuvent être fournis au conseil d'administration pour le rassurer quant à l'état de conformité de l'organisation ?
Alors que les obligations des administrateurs continuent de gagner en complexité et en portée, le risque de responsabilité personnelle en cas de non-conformité est devenu une préoccupation majeure. Les directeurs sont chargés de superviser une myriade de questions, ce qui rend difficile de rester informé sans se plonger dans les détails opérationnels.
Tirer parti de la technologie est devenu une nécessité pour combler cette lacune et fournir au conseil d'administration la visibilité nécessaire pour contrôler efficacement la conformité. Les solutions technologiques avancées fournissent des rapports concis et pertinents, permettant aux administrateurs de conserver une compréhension complète de l'état de conformité de l'organisation sans être submergés par les complexités opérationnelles. Par exemple, la plateforme de Yellow Canary fournit aux forums un aperçu complet des informations de haut niveau dans lesquelles il est facile de naviguer. Cette fonctionnalité rationalise le processus de suivi et offre la flexibilité nécessaire pour explorer des détails spécifiques si nécessaire, garantissant ainsi une prise de décision éclairée et une gouvernance efficace.
5. Avons-nous une culture de conformité qui se répercute sur l'ensemble de l'organisation ?
Dans le paysage en constante évolution des obligations de conformité, le fait de se fier uniquement aux processus peut rapidement mener à des solutions obsolètes. La pierre angulaire d'une conformité durable réside dans la promotion d'une culture de conformité. Ce changement culturel doit prendre naissance au niveau du conseil d'administration et se propager à travers l'organisation pour créer un environnement où la conformité est intégrée à chaque action et décision.
Les conseils d'administration qui utilisent activement les informations relatives à la conformité et les classent par ordre de priorité dans leurs processus décisionnels donnent le ton à une culture axée sur la conformité. La haute direction doit soutenir de manière visible et promouvoir activement la conformité, en donnant l'exemple au reste de l'organisation. Tirer parti de la technologie pour simplifier les tâches de conformité et intégrer les objectifs de conformité dans les objectifs de conformité de l'entreprise Programme environnemental, social et de gouvernance (ESG) peut également renforcer cette culture, en veillant à ce que la conformité fasse partie intégrante et naturelle de la philosophie de l'entreprise.
En instaurant une culture de conformité qui crée un environnement favorable qui trouve un écho au sein du conseil d'administration comme à tous les niveaux de l'organisation, les entreprises peuvent faire face à la complexité des exigences réglementaires en toute confiance, préserver leur réputation et garantir un succès à long terme.
Compte tenu de la complexité et de l'évolution constante du paysage des relations professionnelles en Australie, il n'est pas surprenant que Le Fair Work Ombudsman a récupéré 509 millions de dollars de sous-paiements au cours de l'exercice 2023. Les paiements salariaux insuffisants peuvent être dus à des processus et à des systèmes obsolètes qui sont gérés manuellement et demandent beaucoup de temps et de main-d'œuvre. Paradoxalement, la solution proposée aux sous-paiements est souvent la cause même du problème : davantage de processus manuels, de calculs et d'interprétations effectués par des personnes, dans des feuilles de calcul Excel (insérez un emoji face à la paume).
Si vous envisagez d'utiliser l'automatisation dans vos processus de conformité salariale, voici un spoiler majeur pour le billet de blog suivant : c'est la seule solution ! Nous sommes là pour vous expliquer pourquoi et comment.
Pourquoi les cadres de conformité traditionnels échouent
S'appuyer sur les systèmes de paie pour la conformité
La majorité des systèmes de paie en Australie ne sont pas conçus spécifiquement pour les nuances du marché australien. Le fait de dépendre uniquement d'un système de paie pour la conformité suppose une configuration parfaite en fonction de vos exigences de conformité spécifiques, la capacité à gérer les complexités liées à la législation, aux récompenses et aux évaluations environnementales, et suppose que les récompenses, les évaluations environnementales et les réglementations sont statiques.
Nous savons que même les systèmes de paie les plus sophistiqués nécessitent des solutions manuelles. Le fait de se fier uniquement à ces derniers pour la conformité entraîne un risque de sous-paiement.
La paie est axée sur l'obtention des salaires
La paie n'est pas une voie à sens unique, mais la fonction est généralement conçue uniquement pour envoyer des paiements aux employés. Les organisations se concentrent trop souvent uniquement sur la conformité lors du traitement de la paie et ne vérifient pas les résultats de la paie après coup.
Problèmes liés aux méthodes traditionnelles de détection des risques de conformité à la paie
Méthodes d'échantillonnage
Les entreprises de services professionnels utilisent généralement un échantillonnage de données sur les employés pour évaluer la conformité salariale. Dans le cadre de l'audit des salaires, l'échantillonnage consiste à sélectionner un sous-ensemble d'employés et à comparer leurs paiements réels avec ce qu'ils auraient dû être payés, en utilisant leurs données de temps et de présence. L'idée est de supposer que l'échantillon représente correctement l'ensemble de la population. Mais lorsque nous examinons attentivement les complexités de la conformité en matière de paie, il est évident que l'échantillonnage ne suffit tout simplement pas.
La situation de chaque salarié peut être très différente. Par exemple, un employé peut être en vacances, tandis qu'un autre peut oublier d'enregistrer son heure de départ. Certains employés peuvent effectuer des quarts de travail supplémentaires ou accepter des conditions de travail uniques, qui ne sont pas prises en compte dans l'échantillon. Ces variations font qu'il est difficile de tirer des conclusions fiables à partir du sous-ensemble sélectionné.
Certains rôles peuvent avoir des durées de travail minimales spécifiques, mais ces exigences peuvent ne pas être correctement représentées dans l'échantillon. Par exemple, un employé appelé pour une séance de formation de 2 heures alors qu'un quart de travail minimum de 3 heures est requis ne serait pas pris en compte dans le processus d'échantillonnage.
Audits salariaux internes
Il existe généralement deux types d'audits internes de conformité salariale. Le premier est un examen interne effectué par l'équipe de paie elle-même, et le second est un examen effectué par l'équipe d'audit interne.
Examens réalisés par les équipes de paie
Bien que les entreprises disposent d'équipes de paie internes compétentes, le facteur humain inhérent présente des risques. La réalisation d'audits internes sans supervision externe n'apporte pas le regard neuf et la séparation des tâches nécessaires pour détecter d'éventuelles violations de conformité.
Examens effectués par les équipes d'audit interne
Le problème que nous avons constaté lors des examens effectués par les équipes d'audit interne est qu'elles ne saisissent généralement pas les nuances des problèmes de conformité des salaires, ce qui peut donner à l'entreprise un faux sentiment de sécurité en ce qui concerne le risque de conformité des salaires. Dans d'autres cas, nous avons constaté une marge de manœuvre limitée pour l'équipe d'audit interne, ce qui peut entraîner le même problème, en particulier si une approche par échantillonnage est utilisée.
Utilisation de feuilles de calcul pour les audits de paie
Traditionnellement, les audits de paie sont effectués manuellement par des personnes et sur des feuilles de calcul. Les feuilles de calcul Excel, bien qu'elles soient des outils puissants, sont toujours exploitées par des personnes qui peuvent faire des fautes de frappe et des erreurs, ce qui a une incidence sur la précision des formules. Paradoxalement, cela entraîne un risque futur de sous-paiement et peut souvent alimenter le problème principal.
L'évolution des attentes : adopter la technologie au service de la conformité
Dans une nouvelle ère d'application de la conformité salariale, les entreprises redéfinissent leur approche en matière de conformité. La technologie est aujourd'hui plus fiable que jamais et les attentes des entreprises évoluent en conséquence. Les cabinets d'avocats, qui se sont toujours appuyés sur les feuilles Excel pour les révisions salariales, reconnaissent les limites des méthodes manuelles et se tournent vers l'automatisation pour trouver une solution plus efficace et plus précise.
Les organisations qui peuvent faire appel à des cabinets d'avocats ou à des sociétés de services professionnels pour soutenir les révisions salariales attendent des solutions plus efficaces et ne veulent plus payer pour les heures enregistrées par les personnes qui consacrent inutilement du temps à des tâches manuelles.
Pourquoi l'automatisation et la technologie sont essentielles pour détecter les risques de conformité
Entrez dans l'automatisation, qui change la donne en matière de conformité. En automatisant le processus d'examen de la conformité salariale, les entreprises peuvent intégrer facilement les contrôles à leurs opérations normales, réduisant ainsi le risque d'erreur humaine.
- Rapidité et efficacité : L'automatisation permet de mettre en place un processus rapide et reproductible, en identifiant les risques de conformité dès le début.
- Supervision externe : Le fait de confier l'examen à une entité non humaine élimine les préjugés, les habitudes et les rituels que les humains peuvent introduire dans le processus. Cette nouvelle perspective fournit un niveau d'objectivité crucial.
- Élimination des tâches manuelles : L'automatisation élimine le besoin de tâches manuelles à forte intensité de main-d'œuvre, libérant ainsi un temps précieux et des ressources qui peuvent être réorientés vers un travail à valeur ajoutée et le statu quo.
- Séparation des tâches: Contrairement aux audits internes sujets à l'erreur humaine, une technologie automatisée tierce garantit une séparation claire des tâches, réduisant ainsi les risques de violations de conformité répétées.
- Examens complets : L'utilisation de la technologie dans le processus de révision permet aux organisations d'examiner un ensemble complet de données de paie plutôt qu'un simple échantillon.
La solution automatisée pour la conformité
Comment une organisation met-elle en œuvre l'automatisation et la technologie dans son cadre de conformité ? Contrairement à la croyance populaire, les organisations n'ont pas besoin de remanier complètement leurs systèmes de paie pour garantir la conformité.
Yellow Canary permet aux grands employeurs australiens de rationaliser la conformité en matière de paiements, de droits et de congés de longue durée des employés.
Notre Conformité permanente (AOC) la plateforme automatise les évaluations mensuelles, en comparant ce qui a été payé à ce qui aurait dû être payé, en fonction de la récompense moderne de l'employé, des accords d'entreprise ou de l'instrument industriel. Contrairement aux approches traditionnelles, Yellow Canary couvre tous les employés de votre entreprise, au lieu de se fier uniquement à un échantillon d'évaluation.
La plateforme AOC génère des rapports sur les écarts et les facteurs qui permettent à nos clients de résoudre rapidement tous les problèmes, d'éviter des délais prolongés correction projets, et démontrer aux parties prenantes et aux régulateurs que les problèmes de conformité des salaires sont résolus.
Dans une nouvelle ère de conformité du personnel, Yellow Canary aide les employeurs à agir correctement pour leurs employés, tout en évitant de lourdes sanctions en cas de sous-paiement involontaire. Nous serons heureux de répondre à toutes vos questions concernant la conformité continue, simplement entrer en contact.
Ces dernières années, les lois sur les relations professionnelles ont considérablement évolué, conférant aux membres du conseil d'administration et aux dirigeants de plus en plus la responsabilité de gérer de manière proactive la conformité des effectifs. Éviter les sanctions financières, les coûts de réparation et les atteintes à la réputation reste un facteur de motivation important pour la conformité. Cependant, il existe une perspective plus approfondie qui peut guider la conformité d'une manière qui profite à la fois aux employés et aux entreprises : donner la priorité au bien-être des employés est essentiel à la réussite de l'entreprise.
Évolution des attentes des employeurs
Les responsabilités en matière de conformité sont de plus en plus transférées du niveau de l'entreprise aux individus, en particulier dans des domaines tels que la santé et la sécurité au travail (WHS) et les réglementations Respect @Work. Cette évolution se reflète également dans la criminalisation du vol de salaires et dans l'imposition de sanctions individuelles en vertu Les lois visant à fermer les échappatoires. Dans l'ensemble, l'accent a été mis de plus en plus sur la responsabilité de l'employeur de garantir une rémunération précise des employés et une sécurité complète sur le lieu de travail, y compris les aspects psychosociaux.
Les employeurs se rendent compte de l'importance d'intégrer la conformité dans leur culture organisationnelle en tant que stratégie proactive plutôt que secondaire. Avec l'entrée de la génération Z sur le marché du travail, qui apporte une prise de conscience et une confiance accrues pour résoudre les problèmes, les dirigeants doivent être ouverts, conscients et visiblement proactifs. L'adoption de cet état d'esprit évolutif peut non seulement intégrer la conformité dans leur culture, mais également favoriser un environnement de travail plus efficace et plus engagé.
Se concentrer sur l'humain
Des cadres de conformité inadéquats peuvent entraîner une augmentation de l'épuisement professionnel des employés, une situation qui s'est aggravée depuis la COVID-19. Défini par Organisation mondiale de la santé (OMS) En tant que stress chronique qui n'est pas géré avec succès, l'épuisement professionnel est le résultat d'exigences professionnelles élevées, d'un manque de contrôle sur le travail, d'ambiguïté, d'un manque de soutien et d'isolement. Se manifestant par une fatigue constante, une négativité, un repli sur soi et une inefficacité, l'épuisement professionnel peut entraîner de graves problèmes de santé tels que l'hypertension, l'insomnie, la toxicomanie et la dépression. Récent Étude McKinsey en Australie montre que 24 % des employés souffrent d'épuisement professionnel, ce qui crée un risque psychosocial.
Lorsqu'une entreprise ne paie pas correctement son personnel, cela peut avoir une incidence sur le bien-être de ses employés par inadvertance. Par exemple, lorsque les employés reçoivent un salaire mais sont exemptés de la réglementation sur les heures supplémentaires, ils ne seront pas indemnisés pour les semaines de travail excessivement longues. Le soutien à des pratiques salariales équitables et le respect de la législation du travail contribuent non seulement au bien-être des employés, mais créent également un lieu de travail plus sain et conforme, essentiel à la réussite à long terme.
Passer des mesures réactives
Le leadership joue un rôle crucial dans l'établissement d'une culture de conformité. Les dirigeants doivent modéliser les comportements qu'ils attendent de leurs équipes, assumer la responsabilité des résultats en matière de conformité et s'assurer que les bonnes équipes participent à l'atténuation des risques. Le leadership proactif peut aider les organisations à passer d'une approche réactive à une approche qui anticipe et résout les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
Principaux conseils pour adopter une approche proactive en matière de conformité et de bien-être des employés :
- Prendre ses responsabilités : Les personnes ayant la capacité d'influencer les résultats devraient assumer la responsabilité de la conformité dans le cadre de leurs fonctions.
- Modélisation des comportements souhaités : Les dirigeants doivent illustrer et encourager les comportements de conformité qu'ils attendent de leurs équipes.
- Responsabilité centralisée : Désignez une personne clé pour superviser les risques de conformité et promouvoir la responsabilisation à l'échelle de l'organisation.
- Encourager la collaboration : Favorisez un dialogue ouvert et une collaboration entre les équipes afin d'identifier et d'atténuer efficacement les risques de conformité.
- Investissez dans des programmes de bien-être : Le programme pourrait inclure une réduction des coûts de santé. Des rapports de l'Australian HR Institute (AHRI) montrent que les organisations qui accordent la priorité au bien-être de leurs employés obtiennent une plus grande satisfaction au travail, un engagement organisationnel et des performances globales supérieurs.
- Audits réguliers : Procédez régulièrement à des examens de conformité des salaires pour éviter les infractions à la Fair Work Act et vous assurer que vos employés sont correctement payés.
Gouvernance axée sur les personnes : guide pour une conformité proactive
En se concentrant sur l'impact humain de la conformité et en favorisant une culture proactive, les organisations peuvent non seulement répondre aux exigences réglementaires, mais également créer des lieux de travail dynamiques. Cette approche protège non seulement l'entreprise des risques financiers et de réputation, mais améliore également le bien-être des employés, la satisfaction au travail et les performances globales. Alors que le paysage réglementaire continue d'évoluer, garder une longueur d'avance sur la conformité grâce à une approche centrée sur l'humain sera la clé du succès à long terme.
